5 KỸ NĂNG MỀM NÀO LÀ QUAN TRỌNG NHẤT?

5 kỹ năng sau tôi nghĩ là quan trọng quyết định tới thành công của mỗi người trong cả công việc, gia đình lẫn cá nhân:

🍁1. Kỹ năng trình bày

Trình bày là việc truyền thông tin mà mình muốn cho người khác để họ hiểu như mình hiểu bằng một phương tiện nào đó như tiếng nói, văn bản. Cái này quan trọng vì cho dù bạn nghĩ giỏi tới đâu mà nói và viết chẳng ai hiểu thì chỉ có lủi thủi một mình. Nghe có vẻ đơn giản nhưng không dễ. Việc này trải qua hai bước:

 Bước 1: Chuyển những cái mình nghĩ thành văn bản

Việc nhận biết mình đang nghĩ cái gì không dễ nhé. Các ý nghĩ của chúng ta thường rất lộn xộn, lủng củng đòi hỏi phải có sự sắp xếp lại cho ngay ngắn.

Ví dụ: Bạn muốn kể cho người bạn về cái xe máy mới mua:

Khi nghĩ đến xe máy của mình lập tức bạn sẽ nghĩ tới màu sắc, độ ổn định, độ bền, vòng lốp, dung tích xi lanh, mức tiêu hao nhiên liệu, giá tiền, hình dáng vành phanh đĩa, độ thoải mái khi ngồi, thể tích ngăn chứa đồ, chất liệu yên,…..

Nếu như bạn không sắp xếp lại trước khi nói mà cứ nghĩ tới đâu nói tới đó thì sẽ rất lộn xộn, không có trình tự, không hệ thống. Và cuối cùng là trong đầu ông bạn quý hóa chẳng lưu lại được thông tin gì ngoài việc là thằng này đầu óc có vấn đề.

“văn bản” ở đây có thể được hiểu là trong suy nghĩ và cũng thể là bạn sẽ viết nó ra giấy trước khi nói. Như vậy sẽ phải dành vài phút để sắp xếp lại các ý của mình cho ngay ngắn trước khi bắt đầu nói với người bạn.

Đối với những vấn đề đơn giản thì ta không cần phải viết ra nhưng với những nội dung dài thì ta phải viết ra. Thế nên ta thấy là email vẫn cứ tồn tại song song với điện thoại. Ngoài ý nghĩa là để lưu trữ thì email cũng cho người viết nhiều thời gian hơn để suy nghĩ nhằm viết vừa ngắn, vừa dễ hiểu, vừa đạt mục tiêu của mình.

Bạn nên sử dụng bản đồ tư duy để luyện làm tốt ở bước này.

 Bước 2: Sắp xếp lại cho phù hợp với người nghe

– Mỗi người đều có những sự quan tâm khác nhau và thường họ chỉ “nghe” những cái nó khớp với đúng sự quan tâm của họ. Một người đang muốn tìm hiểu để mua xe máy sẽ rất thích nghe bạn nói về cái xe đặc biệt là câu chốt “nếu được làm lại bạn có còn mua xe đó nữa không hay là xe của hãng khác?”

– Một người chẳng quan tâm tới xe cộ sẽ lập tức chán khi nghe tới câu thứ 3 vì vậy tốt nhất bạn nên để ý cần truyền đạt ở ngay 2 câu đầu tiên. Ví dụ “Tớ mới mua cái Dream giá 101 triệu, chạy êm ru, ngồi thoải mái, tiết kiệm xăng”

– Một người đọc email sẽ rất mệt mỏi nếu như một đoạn văn quá dài, nhưng bạn cũng không thể ngắt đoạn khi chưa hết ý của đoạn đó. Giống như entry này bạn sẽ thấy là mỗi đoạn văn tối đa cũng chỉ tới 4 câu tương ứng với khoảng 4 dòng.

Luyện ở bước này tốt nhất là viết nhiều, nói nhiều thì tự nhiên sẽ tốt lên.

Kỹ năng trình bày càng tốt thì kết quả càng cao ở các tiêu chí sau:

Có mục đích rõ ràng
– Ngắn gọn
– Dễ hiểu
– Dễ đọc, dễ nghe

🍁2. Kỹ năng tư duy

Trước khi nói thì phải nghĩ được vì vậy kỹ năng tư duy xếp thứ hai. Kỹ năng tư duy là hiệu quả trong việc sử dụng bộ não. Giống như kỹ năng lái xe thì đây là kỹ năng sử dụng bộ não. Bộ não của bạn và tôi giống y chang nhau về số nơtron thần kinh nhưng tôi và bạn khác nhau ở kỹ năng sử dụng. Tương tự như cùng một cái ô tô nhưng mỗi người sẽ điều khiển thành thạo khác nhau vì kỹ năng lái xe ở mức độ khác nhau.

Hãy thử ví dụ này để biết bạn đang ở trình nào trong sử dụng bộ não:

 Ghi nhớ: Bạn có nhớ quán cafe gần đây nhất mình vào là quán nào không? bạn đã uống gì ở đó, hết bao nhiêu tiền, quán có mầu sắc chủ đạo là gì, bàn ghế trông ra sao,….Càng nhớ được nhiều thì khả năng ghi nhớ của bạn càng tốt.

 Hiểu: Khi bước vào quán bạn có hiểu tại tại sao cái quán lại sắp xếp bàn ghế như vậy? Tại sao nó lại bật nhạc nhẹ mà không phải nhạc mạnh, cái giá sách để ở kia làm gì, tại sao nhân viên mặc đồng phục,…

 Ứng dụng: Khi một ai đó hỏi bạn quán cafe nào gần đây nhất bạn đi thì bạn có thể trình bày lại những cái mình đã nhớ và hiểu không? Nếu ai đó hỏi bạn nên đi quán cafe nào khi tới Hà nội thì bạn có lọc được một đống các quán cafe mình đã đi để đưa ra một lựa chọn tối ưu? Đại loại nó là khả năng khai thác được thông tin từ đống dữ liệu trong bộ nhớ của mình.

 Phân tích: Hiểu là việc bạn biết được tại sao mà cái bàn nó phải sạch, tường phải sơn đen, đèn phải mờ ảo,….Còn phân tích là bạn phân nhỏ một thông tin ra tới mức hiểu sâu nó hay đúng hơn là giúp cái bạn hiểu có một cơ sở vững chắc hơn.

🍁 3. Kỹ năng tự học

 Kỹ năng tự học bao gồm hình thành thói quen học mọi lúc mọi nơi và học có phương pháp.

Giống như ví dụ bước vào quán cafe ở trên. Từ khi bước vào tới khi bước ra bạn phải học được một cái gì đó. Chỉ cần ghi nhớ và hiểu được cái người ta đang có cũng đủ để bạn ứng dụng trong những tình huống tương tự ở tương lai.

Khi gặp một ai đó từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc bạn phải học được cái gì đó từ họ để bắt chước thành công hoặc tránh những sai lầm của họ. Nếu ai đó chủ động truyền đạt những hiểu biết của họ cho bạn thì còn quý hơn nữa.

 Thói quen thông thường ta đều bảo vệ những quan điểm của mình. Khi họ nói khác đi so với cái mình nghĩ là mình hay bỏ ngoài tai, chống đối nên sẽ chẳng học được gì cả. Nhớ là ta có thể học được từ cả thành công cũng như thất bại, từ những cái đúng cũng như cái sai, từ những ý tưởng thông minh tới những ý tưởng ngu dốt, tư người giàu cũng như người ngèo. Thế nên tiếp thu được hay không là do mình.

 Sau khi hình thành thói quen thì học phải có phương pháp nữa. Phương pháp ở đây có liên quan tới kỹ năng tư duy ở trên. Ta phải học có trọng tâm và vận dụng được cái đã học trong thực tế nếu không ta sẽ nhanh chóng quên.

🍁 4. Kỹ năng quản lý cảm xúc

 Là khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của mình và của người khác. Nó gần như tương đồng với kỹ năng lãnh đạo.

 Con người ta mặc dù thích hành xử bằng lý trí nhưng hay bị cảm xúc chi phối. Ví dụ như ở trạng thái phấn khích ta sẽ hành động ít lý trí hơn vì vậy ta phải tự hiểu rằng ta đang phấn khích để trì hoãn đưa ra các quyết định (nếu thấy cần).

 Khi bi quan làm sao để lạc quan lên. Khi cảm thấy mệt mỏi làm sao để đỡ cảm thấy mệt mỏi. Khi cảm thấy mất phương hướng làm sao để mình thoát ra….

Tôi nghĩ rằng để luyện được kỹ năng này ta phải có hai giai đoạn rèn luyện:

 Giai đoạn 1: Nhận biết được cảm xúc của mình và của người khác

Bất cứ lúc nào ta cũng ở trong một trạng thái cảm xúc nào đó. Ví dụ bạn có thể đang rất chán khi đọc đến dòng này hoặc đang rất phấn khích và muốn lập ngay ra kế hoạch để luyện mấy cái kỹ năng này. Bạn cũng có thể đang cảm thấy vui vẻ hoặc đang cảm thấy buồn chán,…

Ta luyện khả năng này bằng cách thường xuyên quan sát mình và quan sát người khác để biết ta và người khác đang có xúc cảm gì.

 Giai đoạn 2: Kiểm soát cảm xúc và khơi dậy bất cứ cảm xúc nào nếu muốn

Một người biết kiểm soát cảm xúc không bao giờ để cảm xúc trở nên thái quá khi đối diện với một sự kiện mà người bình thường khác trở nên ngay lập tức mất kiểm soát khi đối diện.

Không có cảm xúc gì không có nghĩa vô cảm. Không ai cấm bạn xót thương, vấn đề chỉ là bạn phải dùng lý trí của mình để xác định một tin nào đó là đúng hay sai sau đó cảm xúc vẫn chưa muộn.

Khơi dậy cảm xúc là việc bạn dùng suy nghĩ để từ trạng thái buồn chán sang trạng thái vui vẻ, từ bi quan thành lạc quan,….

Để làm được điều này đương nhiên bạn phải quan sát được cảm xúc hiện tại. Sau đó nhận thức được rằng cảm xúc tích cực sẽ tốt hơn là tiêu cực. Lưu trữ một số ký ức làm khơi dậy những cảm xúc tích cực. Ký ức đó có thể là quá khứ hoặc một viễn cảnh trong tương lai.

Khi cần thì lôi cái ký ức đó ra mà nhai và dần thì xúc cảm tương ứng sẽ hình thành giống như là nghĩ tới chanh thì cảm giác chua vậy.

Tương tự trong điều chỉnh cảm xúc của người khác, người lãnh đạo giỏi sẽ kể một câu truyện mùi mẫn khiến bạn trở nên hừng hực khí thế hoặc buồn nản.

🍁 5. Kỹ năng quản lý thời gian

Và cuối cùng đương nhiên phải là việc sử dụng thời gian sao cho hiệu quả. Tôi đã có nhiều bài viết về kỹ năng này, tóm tắt ngắn gọn lại như sau:

 Bước 1: Nhận thức rằng thời gian là hữu hạn

Tự thấy rằng khoảng thời gian ta sống ở trên đời là hữu hạn. Ở mỗi giai đoạn của cuộc đời ta phải đạt được một cái gì đó phù hợp với lứa tuổi đó.

 Bước 2: Làm cho thời gian trở nên khan hiếm

Xác định các mục tiêu thật tham vọng. Xác định thật nhiều các công việc cần làm vượt xa so với cái bạn nghĩ rằng có khả năng làm. Giới hạn thời gian thấp hơn so với giới hạn thời gian hiện tại cho mỗi công việc đặc biệt là công việc có tính lặp lại.

Sự khan hiếm sẽ thúc đẩy bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ, tìm cách làm tối ưu.

 Bước 3: Ưu tiên cho những thứ quan trọng nhất

Công việc nào càng mang lại giá trị thì càng quan trọng. Tập trung vào làm những việc đáng làm và loại bỏ những việc vặt.

Loại bỏ những suy nghĩ nhỏ để tập trung vào những suy nghĩ lớn. Không để những thứ mà bạn không thể thay đổi ảnh hưởng tới suy nghĩ của bạn. Ví dụ như giao thông, môi trường, cư xử của chủ quán,….

 Bước 4: Thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh

Tổng kết lại mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Rút ra những thứ cần thay đổi trong khoảng thời gian tiếp theo.

Chúc các bạn thành công

Trang Huynh ST

Bài viết liên quan :

5 kỹ năng sau tôi nghĩ là quan trọng

Summary

5 kỹ năng sau tôi nghĩ là quan trọng quyết định tới thành công của mỗi người trong cả công việc, gia đình lẫn cá nhân

5.00 avg. rating (99% score) - 1 vote
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

*